Déterminez ce que vous devez acheter
Notez l’article que vous comptez vendre, votre contribution créative et ce que fournira le fournisseur. Consultez les Normes de créativité d’Etsy avant de choisir votre stock. Une annonce de vente en gros ne prouve pas qu’un produit est admis sur Etsy. Les matériaux destinés à vos créations, un article fabriqué selon votre dessin et les produits finis destinés à la revente demandent des décisions différentes. Conservez votre conclusion dans votre fiche décrivant le produit et les rôles de chacun.
Vérifiez ensuite les possibilités de compte, de paiement et de livraison pour votre situation. Décidez des étapes que vous pouvez gérer directement et de celles nécessitant une assistance à l’achat. Attribuez une responsabilité précise à chaque intervenant avant tout paiement.
Si votre rôle ou l’admissibilité du produit reste à clarifier, finalisez la décision sur le produit et votre rôle avant de payer un échantillon ou d’acheter du stock.
Confirmez la variante, le conditionnement et le minimum de commande
Enregistrez le lien fournisseur avec une capture datée. Notez matière, dimensions, référence couleur, finition, accessoires inclus et variante exacte. Demandez ce que couvre le prix affiché : une pièce, une paire ou un lot. Confirmez la quantité minimale de commande (MOQ), son application à chaque variante et la quantité donnant droit au prix proposé.
Exemple purement illustratif : vous avez besoin de 120 composants, vendus par lots de 20. Six lots donnent 120 pièces. Si le minimum est de quatre lots par couleur et que vous souhaitez deux couleurs, il faut acheter huit lots, soit 160 pièces. Au prix supposé de 18 unités monétaires par lot, la marchandise coûte 144 avant les autres frais. Ajustez l’assortiment ou le budget avant de continuer.
Approuvez un échantillon selon des critères écrits
Demandez la variante et la personnalisation exactes que vous comptez commander. Convenez du coût de l’échantillon, du transport et des contrôles avant l’achat. Comparez dimensions, finition, couleur et fonctionnement à la spécification ; conservez des photos et relevez les écarts. Les images du catalogue seules ne permettent pas de vérifier ces détails.
Attribuez une référence et une date à l’échantillon accepté. Précisez les caractéristiques que la production doit reproduire et les variations admises. Demandez un nouvel échantillon si une caractéristique essentielle change. Traitez séparément les droits, l’admissibilité sur la plateforme et les éventuels contrôles de sécurité spécialisés ; l’approbation porte uniquement sur les caractéristiques contrôlées.
Autorisez une version précise du devis d’achat
Demandez un devis écrit indiquant fournisseur, références produit, quantités, prix à l’unité ou au lot, devise, transport intérieur, frais d’assistance à l’achat convenus et calendrier de production. Précisez acomptes, soldes, validité du devis et procédure convenue en cas de manquants, de défauts ou de substitutions. Identifiez clairement les montants estimés.
Approuvez une version nommée, par exemple « Instructions d’achat v2, 15 octobre », avec la référence de l’échantillon et le plafond de dépense autorisé. Précisez qui peut commander et quels changements demandent votre accord. Conservez les confirmations de paiement et de commande avec cette version. Une première estimation de fret reste provisoire jusqu’à confirmation de l’envoi emballé et de sa destination.
Reliez l’expédition du fournisseur à la réception
Avant l’expédition, transmettez au fournisseur l’adresse de réception convenue et une référence de commande à inscrire sur chaque colis. Demandez date de départ, nombre de colis, contenu par variante et suivi du transport intérieur. Avec plusieurs fournisseurs, prévoyez une ligne de suivi des arrivées attendues pour chaque commande.
Convenez à l’avance des contrôles de réception : nombre de colis, dommages visibles, quantités ou contrôle produit défini. Demandez un relevé des arrivées, des écarts et des photos correspondant au périmètre convenu. Bloquez les marchandises concernées pendant la résolution d’un écart. Le regroupement doit porter sur les produits effectivement reçus et autorisés à poursuivre le circuit.
Confirmez les colis définitifs et le devis de livraison
Choisissez l’emballage une fois les résultats de réception disponibles. Obtenez le nombre définitif de colis, leurs dimensions, leur poids brut, leur contenu et les coordonnées de destination. Demandez un devis précisant le service, la base de calcul, la manutention incluse, le transit estimé et le traitement des droits et taxes. Complétez les informations manquantes et désignez la personne chargée des formalités nécessaires à destination.
Approuvez le devis final et les instructions d’emballage avant d’autoriser le départ. Conservez liste des colis, référence d’expédition et suivi dans le dossier d’achat. Reportez les coûts confirmés dans votre feuille de coût du stock et tenez compte des délais encore incertains avant de promettre une date de livraison à un client.
Utilisez la fiche de préparation des achats et du regroupement pour discuter directement avec EtsyCollege de l’assistance à l’achat, du regroupement et de la livraison par e-mail ou WhatsApp.