Créez une référence de commande commune
Attribuez une référence et joignez lien, spécifications, version du dessin, quantités par variante, destination et devis accepté. Indiquez les validations ouvertes et la personne autorisée à lancer l’étape suivante. Pour un réassort, confirmez les caractéristiques plutôt que d’écrire « comme la dernière fois ».
Séparez l’arrivée souhaitée des dates confirmées de production et d’expédition. Consignez les dépendances d’échantillon, de composant ou de route avant paiement. Datez les modifications et faites-les confirmer par la partie concernée.
Validez l’échantillon selon des critères définis
Avant la demande, précisez mesures, matière, finition, placement du motif, quantité par emballage et contrôles fonctionnels. Convenez de tolérances mesurables si nécessaire. « Bonne qualité » permet des interprétations incompatibles.
Photographiez l’échantillon approuvé et notez date et version. Les écrans modifient les couleurs et peuvent masquer les défauts ; décidez quand un échantillon physique est indispensable. Organisez séparément les essais spécialisés. Une inspection visuelle n’établit ni sécurité ni conformité réglementaire.
Contrôlez les arrivages avant groupage
Rapprochez les unités reçues du dossier, par variante. Consignez manquants, substitutions, dommages visibles et articles en attente. Gardez des photos identifiant produit, écart et étiquette. Convenez du périmètre du contrôle et d’un examen de toutes les unités ou d’un échantillon défini.
Attribuez une issue à chaque écart : acceptation convenue, reprise, remplacement, retour ou attente. Confirmez coût et délai avant de poursuivre. Intégrer un problème non résolu à un envoi groupé rend souvent sa correction plus difficile.
Validez le colis final et le trajet
Confirmez contenu, protection des objets fragiles et adéquation de l’emballage au trajet. Demandez poids et dimensions définitifs. Vérifiez auprès du transporteur ou prestataire le calcul du poids facturable ; la protection peut augmenter fortement le volume.
Contrôlez destinataire, documents nécessaires, contenu déclaré et périmètre confirmé. Utilisez des informations exactes sur la transaction et les produits. Identifiez les frais d’importation ou démarches à destination encore ouverts pour ne pas les confondre avec un prix tout compris.
Conservez les preuves de remise
Archivez date d’expédition, références des colis, suivi, photos d’emballage et frais confirmés. Actualisez le calendrier de l’acheteur lorsqu’un changement confirmé le concerne. Indiquez ce qui est connu, ce qui est vérifié et la prochaine mise à jour.
En cas de perte, dommage ou manque, conservez emballage, étiquette, photos et dossier d’achat. Suivez la procédure et les délais du fournisseur ou transporteur concerné. Clôturez avec la résolution et le coût réel pour éclairer le prochain achat, emballage ou trajet.
Fiches de travail pratiques
Suivi de l’achat à l’expédition
Rassemblez les approbations, les observations et les prochaines actions. Vous pouvez nous contacter directement avant d’avoir terminé ce suivi.
Copiez puis collez dans la cellule A1 d’un tableur sur votre appareil, ou téléchargez le CSV pour le remplir localement ; les informations inconnues peuvent rester en blanc.
| Rubrique | Référence approuvée ou fait observé | Question en suspens ou prochaine action |
|---|---|---|
| Instructions approuvées | À compléter dans votre propre dossier | À compléter dans votre propre dossier |
| Vérifications convenues | À compléter dans votre propre dossier | À compléter dans votre propre dossier |
| Constat à la réception | À compléter dans votre propre dossier | À compléter dans votre propre dossier |
| Approbation de l’emballage | À compléter dans votre propre dossier | À compléter dans votre propre dossier |
| Autorisation d’expédition | À compléter dans votre propre dossier | À compléter dans votre propre dossier |
| Suivi après expédition | À compléter dans votre propre dossier | À compléter dans votre propre dossier |
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