Crea una referencia de pedido compartida
Asigna una referencia y adjunta enlace, especificaciones, versión del diseño, cantidades por variante, destino y presupuesto acordado. Indica qué aprobaciones faltan y quién autoriza el siguiente paso. En una repetición, confirma las especificaciones en lugar de escribir «como la última vez».
Separa la llegada deseada de las fechas confirmadas de producción y expedición. Documenta las dependencias de muestra, componentes o ruta antes de pagar. Fecha cada modificación y pide que la parte afectada la confirme.
Aprueba la muestra con criterios definidos
Antes de encargarla, concreta medidas, material, acabado, posición del diseño, unidades por paquete y comprobaciones funcionales. Acuerda tolerancias medibles cuando sean relevantes. «Buena calidad» admite interpretaciones distintas.
Fotografía la muestra aprobada y registra fecha y versión. Las pantallas alteran colores y pueden ocultar defectos; decide cuándo necesitas una muestra física. Organiza aparte los ensayos especializados necesarios. Una inspección visual no demuestra seguridad ni cumplimiento normativo.
Revisa las llegadas antes de consolidar
Compara las unidades recibidas por variante con el pedido. Registra faltantes, sustituciones, daños visibles y artículos pendientes. Conserva fotos que identifiquen producto, incidencia y etiqueta. Acuerda el alcance del control y si se revisan todas las unidades o una muestra definida.
Resuelve cada diferencia: aceptar lo acordado, reparar, reponer, devolver o dejar en espera. Confirma los cambios de coste y plazo antes de continuar. Incluir un problema sin resolver en un envío consolidado suele dificultar su corrección.
Aprueba el paquete final y la ruta
Confirma el contenido, la protección de piezas frágiles y la adecuación del embalaje al trayecto. Pide peso y medidas finales. Consulta cómo calcula el transportista o proveedor el peso facturable; la protección puede aumentar mucho el volumen.
Revisa destinatario, documentos requeridos, contenido declarado y alcance del servicio. Usa información exacta de la operación y el producto. Identifica los costes de importación o trámites de destino pendientes para evitar confundirlos con un precio de entrega que los incluya.
Cierra la entrega al transportista con pruebas
Archiva fecha de expedición, referencias de bultos, seguimiento, fotos del embalaje y cargos confirmados. Actualiza el calendario del comprador cuando un cambio confirmado le afecte. Comunica lo conocido, lo que se está comprobando y cuándo darás la siguiente información.
Ante pérdida, daño o faltante, conserva embalaje, etiqueta, fotos y registro de compra. Sigue el procedimiento y los plazos del proveedor o transportista. Cierra el expediente con resolución y coste real para mejorar la próxima compra, protección o ruta.
Hojas de trabajo prácticas
Registro de la compra a la expedición
Reúne aprobaciones, observaciones y próximas acciones. Puedes contactarnos directamente sin haber completado este registro.
Copia y pega en la celda A1 de una hoja de cálculo local, o descarga el CSV para completarlo en tu equipo; los datos desconocidos pueden quedar en blanco.
| Registro | Referencia aprobada o hecho observado | Duda pendiente o próxima acción |
|---|---|---|
| Instrucciones aprobadas | En blanco para tu propio registro | En blanco para tu propio registro |
| Comprobaciones acordadas | En blanco para tu propio registro | En blanco para tu propio registro |
| Observaciones de recepción | En blanco para tu propio registro | En blanco para tu propio registro |
| Aprobación del embalaje | En blanco para tu propio registro | En blanco para tu propio registro |
| Autorización de expedición | En blanco para tu propio registro | En blanco para tu propio registro |
| Seguimiento | En blanco para tu propio registro | En blanco para tu propio registro |
En una pantalla estrecha, desplaza la tabla hacia los lados para ver todas las columnas.